Рубрика: Навыки эффективности

Как наконец-то разобраться с делами и перестать в них тонуть

Недавно узнал, что многие мои друзья, далекие от seo-шмео, тоже читают этот блог. Точнее, редкие посты, где ничего нет про бодание с Яндексом и хороводы вокруг Google. Пятница — лучшее время чтобы от этого отдохнуть и, например, написать пару лайфхаков по управлению временем.

Читать дальше


Обязательно ли сеошнику учить Excel?

Постоянно натыкаюсь на мнения в духе: «SEO-шник должен знать Excel, это базовый навык, иначе работать с данными невозможно». Не согласен от слова «вообще».  Читать дальше


Эффективное планирование: расставляем приоритеты для дел. Что важно, а что нет?

Часто слышу совет «каждый день необходимо сделать 1 главную задачу, все остальное — как получится». Отличное правило. Но как выбрать эту важную задачу — если вариантов много? Читать дальше


Обзор Inbox от Google: вот она, электронная почта моей мечты!

Inbox (inbox.google.com) — новый сервис электронной почты от Gmail. Похоже, что продукт до сих пор в стадии бета-тестирования: незаметно, чтобы Google пытался его продвигать; в интерфейсе вообще нет рекламы.

Если это так, то просто дух захватывает от того, какой будет полноценная версия. Пользуюсь Inbox уже несколько дней — и до сих пор в состоянии полного восхищения. Это тот случай, когда рекламный слоган абсолютно правдив. Inbox — действительно не просто сервис приема-передачи сообщений, а настоящий помощник в работе.

Читать дальше


Как перестать тратить время, просиживая в соцсетях. Простой лайфхак

[Когда-нибудь потом напишу здесь длинное занудное вступление о том, как ужасно растрачивать жизнь в соцсетях, как много времени пожирает Вконтактик и почему с этим обязательно нужно бороться. А пока просто перейдем к делу.]

Читать дальше


Простой способ генерировать кучу гениальных идей

Ну хорошо, может, не гениальных, а просто рабочих, пригодных к использованию на практике. Это тоже неплохо, правда? Для начала —

А что нужно, чтобы произвести на свет отличную идею?

idea

По моему опыту, основные ингредиенты это:

  • питательная среда — множество разрозненной информации по теме;
  • стимулы — новые впечатления, поток чужих идей, мелкие открытия и наблюдение
  • подходящий фон — не очень важное, не требующее особой концентрации занятие в качестве фона (душ, мытье посуды, прогулка);
  • основа — открытость миру, отсутствие загруженности делами, восприимчивость.
  • отсутствие мешающих факторов — бодрость, хорошее физическое состояние;

Значит, нам нужно сделать так, чтобы все эти факторы сходились на одном временном отрезке. Первая составляющая скорее всего всегда с вами (если идеи вам нужны в сфере профессиональной деятельности). А как быть с остальными? Как мне кажется, я нашел простой рецепт:

Нужно так группировать дела на неделе, чтобы большинство нестандартных задач вы выполняли в понедельник.

Если работает в офисе — назначьте на понедельник все необходимые выходы и встречи вне кабинета. Типичный день наоборот проходит в разъездах? Займитесь чем-нибудь на одном месте. Ну и так далее.

Очевидно, что после отдыха наше физическое состояние и восприимчивость наиболее высоки, а типичная недельная суета не успела в себя затянуть (отодвигаем ее на вторник!). Остальные факторы также так или иначе благоприятнее. Например, если назначить на понедельник выездные встречи — у вас будет время подумать о чем-то как минимум по дороге. А так как рабочая неделя все-таки началась — то и думать хоть отчасти будете о работе.

Кстати, почему-то в популярном тайм-менеджменте вообще уделяется довольно мало внимания распределению занятий в соответствии с естественными циклами. А они имеют огромное значение (см. мой старый пост о годовых циклах).


Идеальная система планирования и тайм-менеджмента

Она не существует.
Вообще-то, на этом можно уже закончить пост — все остальное прямо следует из этого тезиса. Тем не менее, объяснюсь.

Почему тайм-менеджмент не работает?

будильник и стикерИли работает, но с перебоями? Все просто. Люди пытаются использовать готовые схемы управления временем, которым их учат «гуру» на семинарах и в книгах. Либо придумывают собственные, обычно — исходя из представлений о своем идеальном рабочем дне.

В действительности же:

  • у каждого человека есть индивидуальные особенности;
  • разная работа требует разного подхода;
  • условия, в которых вы работаете, постоянно меняются (погода, удаленность от отпуска и выходных, естественные биоритмы…);
  • человек склонен уставать от любых рамок и систем, даже установленных согласно его воле.

Что же делать?

Вывод прост — нет смысла зацикливаться на поиске идеального способа управления собой и своим временем. Нужно быть готовым сменить метод при первых признаках, что он больше не работает.

Ротация систем помогает не застывать в рутине; позволяет гибко приспосабливаться к новым условия и задачам.

Отсюда можно сделать еще пару полезных выводов:

  • Система не должна сложной. Иначе переключение будет отнимать слишком много сил. Желательно, чтобы она вообще была интуитивно понятна.
  • Если в вашей работе/бизнесе/жизни что-то поменялось — возможно, стоит изменить и подход к планированию.

С другой стороны, определенные элементы системы планирования неплохо сделать «неприкосновенными». Например, у меня такой неприкосновенной является вполне естественная привычка по возможности сразу заносить в Google Calendar все жестко привязанные к времени события (встречи, мероприятия и т.д).

При этом не стоит особо озадачиваться поиском метода планирования, который будет хорошо подходить к текущему моменту. По моему опыту, лучший способ поиска — это расслабиться, четко осознать свои главные цели и двигаться к ним с максимальным комфортом.

Например, в последние дни я отказался от любого планирования работы. Сейчас делаю мелкие, но в чем-то новые и интересные для меня проекты. Что и когда делать и так понятно, проблем с мотивацией не возникает. Кроме того, сейчас у меня много дел помимо работы — постоянно приходится отвлекаться. То есть план, если бы он был, нарушался бы каждый день — а это лишний стресс, самобичевание и разочарования.

Сейчас я взял для себя правило: планирую не то, что занимает большую часть времени, а требует наибольшего напряжения воли, то что хорошо бы сделать, но не хочется. Все остальное и так сделается.

Разумеется, у меня нет сомнений, что через какое-то время я изменю этот принцип на более подходящий моменту.


О принятии правильных решений

На моем сайте есть специальный инструмент для облегчения процесса принятия решений: http://alexeytrudov.com/choice/. В этой статье — о том, зачем он нужен и как им пользоваться для получения максимальной пользы.

Для чего предназначен этот инструмент?

Я давно заметил, что обдумывая какой-то выбор, быстро прихожу к решению и потом весь мыслительный процесс крутится вокруг этого варианта, продуктивного поиска не получается. Это вообще свойственно человеку: принять решение на эмоциях, а потом его для себя обосновать. Это отнюдь не мои фантазии: гуглите психологический термин «рационализация».

Очевидно, что такой выбор, скорее всего, будет далек от оптимального. По сути, это вообще не выбор: за нас решают наши комплексы и стереотипы. Я пытался с этим бороться и четче продумывать причины своих решений, но делал это стихийно и неупорядоченно. До настоящего момента.

Прочитав книгу «Ловушки мышления» (издательство Манн, Иванов, Фербер) я понял, что получил если не панацею от рационализации инстинктивных шагов, то мощные инструменты для борьбы с ней. Поэтому я решил усилить полезный эффект и создать онлайн-помощника, который бы не позволил свернуть с правильного пути.

Советы по использованию

  1. Пользуйтесь помощником по назначению. Он лучше всего подходит для того, чтобы делать серьезный жизненный выбор: какой проект начинать, где работать или учиться, куда потратить крупную сумму и так далее. Для мелких проблем его тоже можно использовать — но скорее как тренажер настоящей рациональности.
  2. Выделяйте на весь процесс минут 20 — 30. Меньше не стоит — вы не сможете как следует вникнуть в свою проблему, анализ будет поверхностным. Больше тоже ни к чему: важно держать в голове все обстоятельства и нюансы, сохраняя при этом высокую концентрацию внимания. Вы сможете продолжить анализ потом, скачав отчет в word-формате.
  3. Не пропускайте этапы. Отвечайте на каждый поставленный вопрос, причем относясь к ним внимательно, не торопитесь. Вживайтесь в ситуации, подключайте образное мышление.

Как именно скрипт повышает качество принимаемых решений?

Прежде всего, он заставляет думать в письменном виде. Письменная речь, по сравнению с устной, и, тем более, сумбурным внутренним диалогом гораздо четче и последовательнее. Это, кстати, одна из причин, по которым стоит вести блог: написание статей помогает самому разобраться в сложных вопросах (например, именно для этого я писал статью про мотивацию).

Однако таким преимуществом обладает и простой листок бумаги. Почему правильнее пользоваться именно этим сервисом?

Краткий ответ: потому что сервис дает структуру правильного течения мысли и помогает концентрировать внимание. А теперь подробнее.

Без заданной извне структуры на бумаге тоже получится поток сознания, пусть и четче сформулированный. Даже если ставить себе цель рассуждать по уму — то без скрипта-помощника это менее эффективно: нужно одновременно держать в голове то, как правильно принимать решения и то, что касается конкретной задачи.

Скрипт же позволяет думать только о решении.

Он помогает концентрировать внимание на каждом из этапов. Конкретный вопрос — конкретный ответ. Это особенно важно, так как в принятии решений этапы совершенно реально различаются по настрою, с которым к ним нужно подходить. Сначала — наработка вариантов, потом — их оценка. Это два разных процесса, их важно разделить (см. подробнее).

Сервис также помогает не упустить какой-нибудь важный этап.

Более того, использование моего скрипта даже рекомендуется сочетать с рассуждениями на бумаге/в ворде/Google Docs. В конце можно скачать отчет и работать с ним дальше. Этот сервис — для быстрого создания фундамента в важных решениях, направления мысли в правильном русле.

Пользуйтесь и пишите ваши отзывы и замечания!


Экономим время и силы правильно

С основными принципами тайм-менеджмента сейчас знаком почти каждый.  Все мы примерно представляем себе, как нужно планировать день и неделю, помним, что дела нужно делить по приоритетам и срочности. Знаем, что неплохо бы выкинуть из своей жизни непродуктивные занятия, неважные и не срочные, просто пожирающие время.

Все это замечательно. Проблема в том, что эти верные принципы не работают на практике. Из 10 человек, посетивших тренинг по управлению временем, 9 продолжает жить с тем же КПД.

Причина не только в лени или неспособности что-то поменять. Она глубже.

О чем молчат гуру тайм-менеджмента?

Еще раз подчеркну: все, что говорят специалисты по самоорганизации и управлению собой (временем, разумеется, управлять нельзя) — правильно. Однако все системы time-management создаются «под себя». Авторы книг и хорошие тренеры учат тому, что работает у них — уже хорошо организованных людей, склонных к этому по натуре.

Разумеется, они это понимают и стремятся сделать свои методики более универсальными. В результате большинство принципов, с которыми нас знакомят руководства по самоорганизации, лишены некоей субъективной, иррациональной, чисто человеческой составляющей.

Это очень важно понять.

Время для живого человека — отнюдь не то же самое, что в учебнике физики. Это каждый из нас чувствовал на своей шкуре:

  • Во время скучных занятий (лекция, совещание, проезд в набитой маршрутке) минуты кажутся нескончаемыми.
  • Выходные пролетают незаметно.
  • Сделав что-то новое и сложное для себя, мы порой удивляемся: как это так, прошел всего час!

Поэтому управлять нужно не только распределением времени, но и его восприятием. Только тогда можно достигнуть гармонии с тем, что делаешь — и очень прилично повысить собственную эффективность.

Как это связано с экономией времени?

То, о чем идет речь выше — это некая идеология, попытка по-новому взглянуть на привычные принципы и завести новые. Давайте рассмотрим способы по-максимуму сберечь время и сделать в течение дня как можно больше дел.

Что предлагает классический time-management и здравый смысл? Примерно это:

  • Стикеры с напоминаниями на монитореСоставить план.
  • Отсечь ненужные дела.
  • Сгруппировать дела, которые можно выполнять одновременно.
  • Хорошо настроиться на работу, чтобы делать все максимально сосредоточенно и быстро.
  • Сосредоточиться на приоритетах — все все равно не успеть.

Что можно добавить к этому списку, если вспомнить, что время воспринимается не только по часам, но и собственному настроению?

Во-первых, отказаться от жесткого планирования и установки именно на экономию времени. Да, именно так. Дело в том, что излишняя забота о том, чтобы делать все максимально быстро приводит к сильному стрессу каждый раз, когда вы сталкиваетесь с непредвиденными препятствиями. А они всегда есть.

Этот стресс сбивает настрой на дальнейшую работу. Нашим внутренним часам кажется, что мы и так потратили уйму времени, пора и отдохнуть.

Следующий пункт в какой-то мере вытекает из первого:

Во-вторых, делать дела одновременно нужно не из-за стремления уплотнить график, а просто потому (и если!) это удобнее. Банальный пример. Когда я иду выносить мусор, то по дороге туда-обратно подхожу к турнику во дворе и подтягиваюсь. Я планирую так делать, все происходит мимоходом: просто это удобно. В итоге подсознание зафиксировало одно выполненное дело (вынесен мусор), в то время как было сделано два. Стрелки внутренних часов сдвинулись совсем чуть-чуть. Понимаете разницу такого восприятия и чисто механической экономии минут, которые были бы потрачены на отдельный подход к турнику?

Во-третьих, ранжировать дела нужно не только по важности и срочности. Важно учитывать собственное эмоциональное отношение к этим делам. Конечно. этот совет актуален только если вы обладаете достаточной внутренней мотивацией что-то делать, иначе выбор неминуемо падет на самые необременительные дела. Перекос в сторону эмоций — тоже плохо.


Мастер-класс «Креативность как технология» от тренинг-лаборатории «Этажи»

Лампочка в рукеНа выходных побывал на небольшом тренинге по креативности. Тема креативности давно меня интересует и я считал, что в принципе с генерацией новых идей у меня все в порядке, недостатка не ощущалось.

Однако, после прохождения тренинга, я понял, что попросту неправильно понимал сам смысл креативности. Наверное, стоит сравнить поиск идей с выкапыванием клада. До мастер-класса мне казалось, что единственный способ достать этот клад — просто опуститься на четвереньки и начать рыть ладонями землю.

А сейчас мне понятно, что гораздо правильнее взять в руки лопату или подогнать экскаватор. И, что самое главное, я знаю,  как работать этой лопатой и где припаркован экскаватор.

Главное условие креативности

Главное условие — это не действовать как герой анекдота:

Мужик решил достать банан. Подошел к дереву, потряс. Банан висит, как висел. Потряс еще и еще. Устал, сел отдохнуть, задумался. Встал, говорит — «Чего тут думать, трясти надо!»

Дело в том, что когда мы решаем какую-то проблему и ждем озарения, новой идеи, которая может нам помочь — мы одновременно:

  • Держим в голове проблему (ай, хочу банан!).
  • Пытаемся найти решение (потрясти? подумать?).
  • Пытаемся оценить решение (трясти или не трясти, вот в чем вопрос).
  • Пытаемся действовать.
Тренер у флипчарта
Анатолий Бахметьев — ведущий тренер «Этажей»

Естественно, эффективность наших действий в этом случае в десятки раз ниже, чем могла бы быть, если бы мы разбили процесс решения проблемы на этапы и концентрировались на каждом этапе отдельно.

Сила разделения процесса генерации идей на этапы еще и в том, что позволяет быстро «сбросить» все банальные, лежащие на поверхности мысли и благодаря концентрации «прыгнуть выше головы»,  отыскать действительно оригинальное решение, найти то, чего не находят другие.

Конечно, нужно знать еще, что и как правильно делать на каждом этапе, на каждой стадии есть свои «фишки» и тонкости, знание которых приходит с практикой.  Эти тонкости и разбирались на тренинге в течение 2 часов.

Собственно, так и в любом деле: основная идея очень проста, трудности — в деталях. Но преодолеть эти трудности — весьма полезно. Как я уже говорил, у меня не было проблем с идеями. Ну а сейчас, после прохождения мастер-класса, я чувствую, что могу справиться с любой задачкой — главное, подойти к ней по правильной технологии. Очень вдохновляющее ощущение.

Спасибо «Этажам»!